
Когда вы приходите на очередное совещание или, например, на встречу команды проекта, всегда ли вы можете вот так вот с ходу «включиться» в обсуждение важных вопросов?
Или в мыслях вы все еще дописываете важный отчет, планируете визит к стоматологу, обдумываете последствия принятого решения или … вы до сих пор не понимаете смысла предстоящей встречи?
В любом случае, вы не одиноки! Когда мы приходим на совещание, за нами часто тянется шлейф недавних мыслей-событий-разговоров, которые не имеют никакого отношения к предстоящей встрече. И оставить этот шлейф за дверью бывает непросто. А ведь то, как быстро мы сможем «включиться» в предстоящую встречу, определяет то, насколько продуктивно мы сможем на ней поработать.
Если вы — ведущий регулярных встреч команды, рабочей или проектной группы, то быстро «включить» и настроить ваших участников на предстоящую встречу, тему и других участников поможет техника Check-in или «регистрация» участников.
Техника Check-in — это простая процедура открытия встречи, сессии или совещания. Она легка в применении и хорошо работает для регулярных встреч с командами до 8-10 человек. По времени может занимать от 10 до 20 минут.
Идея Check-in состоит в том, что вы задаете группе короткий Открывающий вопрос, на который отвечает каждый участник. Важно, чтобы участники не обсуждали, не комментировали и не перебивали высказывания друг друга. Каждый говорит и каждый слушает — эта идея с самого начала настраивает группу на то, что в предстоящей дискуссии каждый может высказаться и быть услышанным.
Что делает Хороший Открывающий вопрос в технике Check-in?
- запускает взаимодействие команды;
- открывает голос каждого участника в группе;
- запускает открытую коммуникацию и доверие в команде;
- помогает участникам ощутить свое присутствие на встрече «здесь и сейчас», а ведущему понять и почувствовать состояние группы;
- позволяет участникам посмеяться вместе.
В процессе Check-in участники слышат голоса и узнают друг друга чуть лучше и глубже. Люди могут услышать друг о друге что-то непривычное и отличное от своего опыта и мнения. Начинают закладываться отношения доверия и принятия в группе, которые потом помогут участникам легче высказывать свое мнение, быть более терпимыми к мнению других участников, помогут поддерживать коммуникацию друг с другом за пределами групповых встреч и решать возникающие проблемы быстрее. И неважно, насколько хорошо ваши участники знают друг друга. Они все равно каждый раз будут узнавать что-то новое.
Итак,
- Заранее подготовьте и задайте участникам хороший Открывающий вопрос.
- Запишите вопрос на флипчарте или предъявите на слайде.
- Дайте минуту подумать и предложите кому-нибудь начать отвечать. Пусть участники отвечают по кругу.
- Когда все ответят, поблагодарите группу и переходите к следующему пункту вашей повестки встречи.
Осторожно:
Не затягивайте процесс! Подбирайте такой Вопрос, чтобы группа могла отвечать на него активно и динамично. Иначе вы рискуете забрать время у других важных вопросов встречи. Однако, будьте готовы, что даже на простые вопросы кто-либо из участников может начать рассказывать целую историю. Для вас это показатель, что участник чувствует себя в группе достаточно безопасно и готов к открытой коммуникации.
Какими могут быть Открывающие вопросы для техники Сheck-in?
Вопрос может быть совсем простым и общим или более специфическим.
- Как вы себя чувствуете?
- Каким словом вы можете описать свое состояние в данный момент?
- Что сейчас происходит с вами такого, о чем должны знать остальные участники?
- Какой вопрос, по вашему мнению, нам особенно важно рассмотреть на сегодняшней встрече?
- Что вас больше всего тревожит в теме, по которой мы собрались?
- Что на прошлой встрече оказалось таким полезным, что нам стоит учитывать и на этой встрече?
Вопрос может быть про встречу, про участников, про тему, про команду.
- Что будет для вас хорошим результатом сегодняшней встречи?
- Что интересного вы можете рассказать о себе, чего еще не знают о вас другие?
- Что характеризует людей, которые были самыми худшими/лучшими руководителями в вашей карьере? Что делало их такими?
- Каковы сильные стороны нашей команды?
- Если бы вы могли отправить всю нашу команду в путешествие, то в какое?
Вопрос может предполагать ответы разного типа:
«Скажите одним словом…»,
«Скажите двумя словами…»,
«Скажите одним предложением…»,
«Какие 3 вещи…»,
Открытое высказывание…
Планируя в команде процесс Cheсk-in, задайте себе вопросы:
- Сколько времени есть у вас для открытия встречи?
- Как Вопрос связан с целью встречи и как поддерживает темы, заявленные в повестке встречи?
- Какое состояние и какую атмосферу вы хотите создать в группе Открывающим вопросом: веселое, позитивное, задумчивое, хотите познакомить участников или дать им возможность почувствовать свое единство?
- Насколько «Большим» будет ваш Открывающий вопрос: он приглашает участников рассказать историю, сказать одно-два предложения или одно-два слова?
Если вы проводите регулярные групповые встречи, то каждый раз придумывать все новые и новые Открывающие вопросы бывает сложным и утомительным. Поэтому полезно составить для себя банк «хороших» вопросов, к которому вы можете обращаться при необходимости. Вот, например, какие Открывающие вопросы вы можете использовать в зависимости от того, в какую атмосферу вы хотите погрузить своих участников.
Техника Check-in: «Ознакомительные» вопросы

Такие вопросы помогают участникам лучше узнать о событиях прошлой и настоящей жизни друг друга. Они не требуют рассказывать о себе слишком глубоко, ровно столько — чтобы чувствовать себя комфортно в рабочей дискуссии. Участники могут делиться поверхностной и не очень личной информацией, которая все же позволяет людям узнать друг друга и при этом не чувствовать неловкость или смущение. Такие вопросы не требуют от участников становиться ближе друг другу, если они этого не хотят. При этом помогут быстро вовлечь в разговор участников и сохранить их в своей зоне комфорта, обеспечить поддерживающую и комфортную атмосферу.
Например:
Какое самое приятное семейное воспоминание идет с вами по жизни? Почему?
Что самого сумасшедшего вы сделали в своей жизни?
Как выглядит ваш любимый завтрак дома?
Если бы деньги не имели значения, как бы вы проводили дни своей жизни?
Техника Check-in: «Позитивные» вопросы

Такие вопросы фокусируют внимание участников на позитивном мышлении и восприятии событий, участники заряжаются энергией и настраиваются на конструктивное взаимодействие.
Например:
Какие ситуации дают вам возможность учиться и развиваться?
Как вы можете помочь нашей группе работать более продуктивно?
В каких ситуациях вы чувствуете, что ваша работа важна?
Как мы можем способствовать успеху друг друга?
Кто помогает вам поддерживать веру в свой успех? в успех нашего проекта?
Техника Check-in: «Задумчивые» вопросы

Такие вопросы стимулируют глубокую коммуникацию в команде и погружение в тему предстоящего обсуждения, помогают участникам узнать ценности друг друга и взаимодействовать в команде на новом уровне.
Например:
Что бы вы хотели запомнить больше всего, когда будете вспоминать свою жизнь в пожилом возрасте?
Если бы вы могли изменить одну вещь в себе, что бы это было? Расскажите об этом…
Кто больше всего влиял на ваши выборы и решения, когда вы росли?
Какой у вас есть талант, который не используется в полной мере в вашей профессиональной деятельности?
Какие слова вы бы хотели услышать от своего руководителя, которые помогут вам чувствовать себя более мотивированным и успешным в деятельности?
Техника Check-in: «Веселые» вопросы

Такие вопросы вносят толику смеха и создают расслабленную атмосферу вначале встречи, поддерживают живую и теплую атмосферу взаимодействия участников. Пробуждая легкий и веселый настрой в группе, такие вопросы помогают участникам получить удовольствие от встречи. Вместе с тем, они должны настраивать и погружать участников в тему встречи, совещания или тренинга.
Например:
Если завтра утром вы проснулись бы животным, то каким животным вы бы хотели быть? Почему?
Если бы могли оказаться в любом фильме, какой бы это был фильм и какую роль вы бы в нем играли?
Если бы вы могли встретить любую историческую фигуру, кого бы вы выбрали и почему?
Если бы вы могли быть городом, то каким и почему?
Техника Check-in: «Креативные» вопросы

Такие вопросы помогают участникам выйти за рамки привычного мышления, настраивают на изучение знакомых ситуаций с непривычной стороны.
Например:
Какой предмет в вашем офисе самый странный для вас?
Какой супер-силой вы хотели бы обладать? Почему?
Как будет выглядеть ваш самый лучший день, когда вам будет 90 лет?
Если бы вы могли выбрать любого персонажа и взять его сегодня с собой на встречу, кто бы это был? Почему?
Если бы вам предстояло жить в течение месяца под землей, как бы вы подготовились?
Если бы вы запускали бизнес, то какой?
Если бы за вами пришла милиция, то за какое преступление вас бы арестовали?
Конечно, не всегда участники с радостью воспринимают процедуру Check-in, особенно, если ранее в их практике это не было принято. Им хочется быстрее перейти к делу, а не заниматься «всякими глупостями» и тратить на них свое время. Поэтому, по началу внедрения этой практики в своей команде вы можете столкнуться с сопротивлением участников. Будьте терпеливы, объясните участникам цель этого процесса, дайте группе время принять этот процесс как естественный и необходимый этап ваших встреч и совещаний.
Используйте Открывающие вопросы на своих встречах, совещаниях, сессиях или тренингах. Придумывайте свои собственные вопросы!
И помните: правильным вопросом для вашей группы будет тот, который лучше всего сработает в определенный момент времени в конкретной ситуации в конкретной группе людей
Автор статьи Юлия Сапожникова — фасилитатор, бизнес-тренер, член Международной ассоциации фасилитаторов IAF, основатель проекта https://profacilitation.by